Basta um pouco de organização e método para que a fase inicial de preenchimento do application para o intercâmbio High School seja serena e tranquila, aumentando as chances de aceitação da candidatura pelos programas de ensino médio no exterior.
Este dossiê, ou application form - ou simplesmente formulário de inscrição - é o que apresentará o participante do programa High School ao mundo: tanto para a empresa organizadora do intercâmbio no país de destino, quanto para a família que acolherá o estudante em sua casa e também para a direção da escola onde ele viverá sua experiência.
Hoje em dia, a maioria dos programas de intercâmbio High School dispõem de um sistema informatizado e eletrônico para a inscrição, o que torna o preenchimento mais fácil e intuitivo. Nesta plataforma de inscrição também serão feitos os uploads de documentos importantes que complementarão o dossiê. Um application bem feito, com informações concisas, fotos nítidas e documentos bem digitalizados contribuem em muito para uma análise mais ágil e rápida lá no exterior, agilizando também a aceitação oficial dos candidatos ao programa.
Afinal de contas, como é esse application?
O processo de inscrição consiste em uma série de informações e documentações. Tudo isso pode ser divididos em quatro grupos principais:
Informações pessoais e familiares
Informações acadêmicas
Informações médicas
Termos de anuência e autorizações
Vamos explorar cada um desses quatro grupos principais a seguir, mas antes de começar, algumas dicas valiosas que facilitarão muito esta etapa inicial de inscrição:
Uma parte considerável do application dependerá de digitalização de documentos, no formato PDF. É muito importante que estas digitalizações sejam nítidas e de fácil leitura. Uma boa impressora dá conta de fazer este trabalho, mas caso você não tenha impressora em casa ou no escritório, considere baixar aplicativos no celular para que a tarefa se torne bem mais simples. Existem várias ferramentas gratuitas disponíveis nas lojas de aplicativos do celular. Uma sugestão: o aplicativo HP Smart é gratuito e muito fácil de utilizar, sendo possível digitalizar um documento inteiro em poucos segundos.
Alguns dos formulários, em PDF, precisarão ser preenchidos com informações do participante, ou com itens a serem assinalados - neste caso vale muito a pena utilizar editores de PDF, como por exemplo Adobe Acrobat, I love PDF, entre outros disponíveis. Podem ser impressos e preenchidos a mão, com letra legível, mas o trabalho pode ter um efeito final mais interessante, mais limpo e organizado - o que causa uma melhor impressão para quem fizer a revisão e análise de tudo isso mais adiante.
Agora sim, vamos finalmente aos quatro grupos principais do application!
Informações pessoais e familiares:
É aqui que o participante e seus pais se apresentam à futura família e escola no exterior. Além dos dados biográficos (nomes do participante, pais e irmãos, endereço, idade, atividades, hobbies, interesses, características pessoais, etc), o candidato responderá a algumas perguntas sobre sua personalidade, objetivos e ambições. Alguns exemplos podem ser perguntas como "Do que você imagina que sentirá mais saudade enquanto estiver no exterior?", "Descreva uma experiência passada que representou um desafio para você", "Como você acha que pode representar o Brasil e apresentá-lo à sua nova família e escola?".
Os pais também escreverão uma breve carta à futura família, apresentando a eles o seu filho ou sua filha, descrevendo seus pontos fortes e particularidades que considerem relevantes.
Um album de fotos deverá ser criado mostrando o dia-a-dia do candidato, sua família, seus amigos, suas atividades e até mesmo o pet, se houver. Quanto mais fotos houver, melhor!
Alguns dos programas solicitam um video curto onde o candidato se apresenta à futura família - este video costuma a acelerar bastante o processo de colocação em uma família anfitriã.
Informações acadêmicas:
Nesta parte incluiremos suas notas e desempenho escolar dos últimos anos, e referências escritas por um professor ou coordenador da escola. É aqui também que são anexados os resultados dos testes de proficiência em inglês ou outros idiomas.
Informações médicas:
Aqui vai o histórico de saúde e intervenções médicas (se foi o caso) do participante: vacinas tomadas, particularidades médicas, exames médicos, avaliação geral de saúde. Estes formulários deverão ser revisados e assinados por um médico.
Termos de anuência e autorizações:
Apesar de minuciosa, esta é basicamente a parte mais "fácil" do processo de inscrição: consiste em vistar e assinar formulários diversos, como por exemplo:
regras de participação no programa, direitos e deveres do participante
autorizações de viagem
autorizações dos pais para consulta médica
termos de ciência sobre aspectos cotidianos da experiência
Qual o prazo para conseguir completar tudo?
Como mencionado no início desse post, organização e método são a chave nesta etapa. Antes de iniciar o preenchimento de cada uma das quatro seções, deixe preparados alguns documentos e informações coringa:
certidão de nascimento
boletim escolar do ano atual e também dos 2 anos anteriores
carteirinha de vacinação
olhe a galeria de fotos no celular e já separe algumas que ache relevantes e que podem ser aproveitadas no application (evite selfies!)
Pode parecer um mero detalhe, mas você verá com isso já fará uma grande diferença.
Agora, estabeleça uma ordem de preenchimento, o que ajudará bastante a manter o foco e finalizar cada seção tranquilamente. Uma sugestão de ordem de providências para o preenchimento:
Comece pelos termos de anuência e autorizações. É ler, datar, assinar e subir na plataforma. E pronto! Etapa finalizada.
Agende uma consulta com seu médico de preferência; esta etapa não depende apenas do candidato e sua família, mas sim da agenda de disponibilidade do médico. Enquanto aguarda o dia da consulta, vá preparando outras partes do application.
Converse na escola com a coordenação e professores, antecipando o caso e eventuamente combinando uma data para a conclusão da etapa acadêmica.
Faça a parte principal, das informações pessoais e familiares. A maior parte consiste em preencher campos com dados pessoais e responder perguntas. Suba as fotos, grave o video. E por fim, escreva as cartas para a futura família.
Vá na consulta médica
Providencie os formulários acadêmicos que dependam de assinaturas e carimbos da escola.
Obviamente estas coisas podem ocorrer em paralelo - mas ao organizar desta forma, fica mais fácil estar no controle de tudo e sabendo o que ainda falta fazer.
Tempo médio estimado para a conclusão do application
Estima-se algo em torno de 3 semanas para que tudo esteja completo e pronto para envio aos parceiros internacionais, que vão analisar e revisar todas as informações antes de oficializarem a aceitação no programa. A experiência mostra os seguintes tempos médios para conclusão de cada etapa:
Etapa 1, Informações pessoais e familiares: aproximadamente 5 dias
Etapa 2, Informações acadêmicas: entre 5 e 7 dias
Etapa 3, Informações médicas: entre 7 e 10 dias, dependendo da disponibilidade
de agenda para consulta médica, realização de exames e eventuais reforços de vacinas
Etapa 4, Assinatura de termos e autorizações: 1 dia
Parabéns, seu application está completo!
A equipe do Lounge está preparada para dar assistência e orientações durante o preenchimento dos formulários de inscrição para o Programa High School, tanto para os candidatos quanto seus pais, médico e professores. Conte com a gente!
Se você se interessa em proporcionar aos seus filhos a oportunidade de participar do intercâmbio mais tradicional que existe, temos uma hot line onde você poderá tirar todas as suas dúvidas e conhecer os destinos e modalidades do High School Experience aqui no Lounge.
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